Annika Suomi -

Näin teet täydellisen virtuaalitapahtuman

Aloita virtuaalitapahtuman suunnittelu kuin minkä tahansa muun tapahtuman suunnittelu: mieti, miksi tilaisuus järjestetään ja kenelle se on tarkoitettu?

Tulo-ohjeet

Virtuaalitilaisuuden osallistuja tarvitsee ”tulo-ohjeet” tapahtumaan. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että annat osallistujille selkeät ohjeet siitä, kuinka tapahtumaan liitytään. Yksinkertaisimmillaan kyse on linkistä, jota klikkaamalla pääsee tapahtumaan. Tilaisuus voi vaatia myös esimerkiksi rekisteröitymisen. Jos tiedät jo etukäteen, että osallistujien digitaalisen osaamisen taso vaihtelee, mieti, voisitko perustaa erikseen tukikanavan heitä varten.

Vastaanotto

Aivan kuten fyysisessäkin tapahtumassa, myös virtuaalitapahtumassa osa osallistujista saapuu tapahtumaan todella ajoissa. Mikä heitä on vastassa? Tuijottavatko he tyhjää ruutua miettien, ovatko he sittenkään onnistuneet liittymään tapahtumaan? Suunnittele sisältöä täyttämään varsinaista tapahtumaa edeltävää aikaa. Voit hyödyntää olemassa olevaa materiaaliasi, kuten markkinointivideoita, tai jos haluat viedä fiiliksen todella korkealle, tilaa vaikka elävää musiikkia varhaisten saapujien iloksi ja huolehdi siitä, että ruudulla näkyy selkeästi, milloin varsinainen ohjelma alkaa. Toki odottelemassa voi olla myös jokin aiheeseen soveltuva kuva - vaikkapa Tervetuloa-tekstillä!

Ohjelma

Ohjelman rakentamisessa huomioi, että ihmiset eivät jaksa kovin pitkään kuunnella puhuvia päitä. Vaihtele esitysmuotoja: Vuorottele livepuhujien ja nauhoitettujen puheenvuorojen välillä, paneelikeskustele ja haastattele. Ota liveyhteys vaikka toiselle puolelle maapalloa ja kevennä sisältöä viihteellä.

Osallista tilaisuuden vieraita: Järjestä äänestyksiä, ota vastaan kysymyksiä tai kerää osallistujilta toiveita jo etukäteen. Jos tilaisuuden luonteeseen sopii, jaa osallistujat tekemään ryhmätyötä pienemmissä ryhmissä. Mikäli budjetissa on varaa, lähetä osallistujille etukäteen jotain konkreettisesti heitä yhdistävää kuten juotavaa, syötävää tai vaikka jotain päälle pantavaa.

Lopetus

Miten tilaisuutesi päättyy? Onko kyseessä tilaisuus, joka kaipaa lopuksi yhteenvetoa, niin että kaikille osallistujille jää tärkeimmät asiat mieleen? Vai haluaisitko jättää erityisen muistijäljen ja marssittaa lopuksi estradille suosikkiartistin tai viihdyttävän stand up -koomikon? Vie virtuaalitapahtumasi uudelle tasolle aina viime sekunneille asti!

Ammattilaiset apunasi

Kun koko virtuaalitapahtuman koreografia on selvillä, me autamme valitsemaan ammattilaistason tekniikalla varustetuista studioistamme tilaisuutesi parhaiten sopivan. Lisäksi hankimme tapahtumaasi tarpeisiisi sopivan teknisen alustan ja tarjoamme käyttöösi niin studio-ohjaajan kuin help desk -palvelutkin. Ja jos sinulla on tarve tapahtumalle, mutta tarvitset apua koko tapahtumasuunnittelun kanssa, ammattitaitoinen virtuaalitapahtuman tuottajamme rakentaa tilaisuuden kanssasi pienimpiä yksityiskohtia myöten.

 

Tutustu Livestream-palveluihin

Katso kaikki blogikirjoitukset