Mari Sobott -

Näytteilleasettajan opas messuilla onnistumiseen — FAQ + SAQ

Koska hyvin suunniteltu on puoliksi tehty, käymme tässä oppaassa läpi yleisimmät messuosallistumiseen liittyvät kysymykset ja vastaukset (FAQ, Frequently Asked Questions), sekä lisäksi ne erittäin tärkeät ja hyödylliset kysymykset (SAQ, Should Ask Questions), jotka sinun kannattaisi kysyä.

Näytteilleasettaminen vaatii yritykseltä aikaa ja rahaa, mutta myös luovuutta. Ajattele, että messujen ajan kaikki se, minkä puolesta puhutte, on mahdollista kokea elävässä elämässä.

Tämän vuoksi tapahtumat ovat tuhannen taalan paikkoja tuoda yrityksen ajatusmaailma, brändi ja tuotteet sosiaalisesta mediasta eksklusiivisina elämyksinä ihmisten eteen kosketeltavaksi, maisteltavaksi ja aistittavaksi.

Jalkauttamalla nämä vinkit omaan tekemisen tueksi onnistut messuilla ja tarjoat kävijöille sitä, mitä he tapahtumista etsivät.

[SAQ] Aion osallistua messuille – mitä minun tulee ehdottomasti huomioida?

Hyvin suunniteltu ja luovasti toteutettu messuosallistuminen tuo tulosta heti messuilla ja myös pitkälle tulevaisuuteen. Parhaisiin tuloksiin päästäkseen lankojen pitää kuitenkin pysyä tiukasti käsissä ja oman messutiimin kasassa.

Varmista siis oma sisäinen ketju ensimmäisistä suunnittelupalavereista aina messuille asti. Varmista, että kaikki tietävät vastauksen ainakin näihin kysymyksiin:

Miksi osallistumme messuille? Mitä messuilla tullaan tekemään?

Esimerkkivastaus: Lanseeramme uutuustuotteen, jota haluamme esitellä messujen kohdeyleisölle. Osastolla tulee olemaan mahdollisuus 1) kokeilla tuotetta, 2) ostaa se heti itselleen, sekä 3) voittaa se arvonnasta. Messukävijöille tarjotaan etukuponki, jota käyttämällä tuotteesta saa 10 % alennuksen verkkokaupasta seuraavan viikon ajan.

Mitkä ovat tapahtuman tavoitteet ja miten niiden toteutumista mitataan?

Esimerkkivastaus: Primäärit tavoitteet: X € myyntiä välittömästi messujen aikana, sekä X € myyntiä verkkokaupasta seuraavan viikon aikana. Arvontaan osallistuvien postituslistan koko X henkilöä. Sekundaariset tavoitteet: X mediaosumaa, X yhteistyöneuvottelun käynnistäminen alan vaikuttajien kanssa.

Huom! Joskus on paikallaan asettaa messuhenkilökunnalle myös henkilökohtaiset tavoitteet.

Ketkä messuille osallistuvat ja mitä se heiltä vaatii? Mitä kenenkin vastuulle kuuluu?

Esimerkkivastaus: messuille osallistuvat perjantaina ja lauantaina Sirpa, Jarmo, Elina ja Jani. Sunnuntaina paikalla ovat lisäksi myös Hanna ja Sami. Kaikkien odotetaan olevan paikalla tuntia ennen messujen alkua, kotiin pääsee kun messut sulkeutuvat. Sirpan vastuulla on ___, Jarmo hoitaa ___, Elina pitää huolen, että ___, jne.

Muista myös kouluttaa osallistujat, jotta he tietävät, miten heidän tulee toimia osastolla, miten heidän toivotaan pukeutuvan, ja mihin he voivat soittaa ongelmatilanteissa.

Messujen toteutus sujuu jouhevasti, kun kaikki tiimiläiset allekirjoittavat samat pelisäännöt, jolloin ikäviä ja stressaavia yllätyksiä ei synny puskista. Viestintä on kaiken a ja o niin ennen messuja kuin messujen aikanakin — ennakkomarkkinointia ja jälkitöitä unohtamatta.

opas messuilla onnistumiseen

[FAQ] Minkä kokoinen osasto kannattaa hankkia?

Messuosaston fyysinen koko ei onneksi ole suoraan verrannollinen ansaitun huomion laatuun tai määrään: hyvällä suunnitelmalla ja tehokkaalla viestinnällä pienemmälläkin osastolla voi saavuttaa merkittävää näkyvyyttä.

Siis ennen kuin mietit, minkä kokoiseen osastoon yrityksellä on varaa, aseta tapahtumaan osallistumiselle selkeät ja konkreettiset tavoitteet, sekä se, mitä osastolla on tarkoitus tapahtua. Nämä seikat ohjaavat messuosaston koon määrittämistä: tarvitaanko osastolle esimerkiksi demopaikkoja, myyntitiski, esiintymislava, neuvotteluhuoneita, pöytiä, tuoleja, näyttöjä, photo booth, pomppulinna… jne.

opas messuilla onnistumiseen

Tällainen Go Expossa vuonna 2019 nähty toiminnallinen osasto vaatii suuren pinta-alan.

[SAQ] Onko osaston sijainnilla merkitystä?

Lyhyt vastaus: kyllä. Hieman laajempi vastaus: messuosaston paikan valintaan vaikuttaa toki budjetti, mutta tärkeintä olisi silti miettiä, millaiseen ympäristöön osastonsa sijoittaa. Tapahtumakävijät ohjautuvat usein etsimiensä tuotteiden tai palveluntarjoajien luo, joten sijaintia miettiessä kannattaa huomioida samankaltaisia kävijöitä tavoittelevien toimijoiden läheisyys.

Tapahtumassa saattaa myös olla esimerkiksi erityyppisiä teema- tai tuoteryhmäalueita, jotka helpottavat miettimään itselle juuri sen oikean, omia tavoitteita tukevan sijainnin. Esimerkiksi start-upit voivat sijoittua keskitetysti samalle alueelle, jolloin joukkovoima tuo kaikille lisää tavoitettavuutta. Näin et myöskään huku massaan, vaan tavoitat kohdennetusti oikeanlaiset kävijät. Soveltuvan osastopaikan valinnassa voit aina kääntyä Messukeskuksen asiantuntijoiden puoleen.

opas messuilla onnistumiseen

[FAQ] Mitä rajoitteita osaston suunnitteluun liittyy?

Kannustamme osaston suunnittelussa luovuuteen, huomioiden tilojen tekniset ja turvallisuuteen liittyvät rajoitukset, joiden osalta asiantunteva henkilökuntamme osaa sinua auttaa. Esimerkiksi kaksikerroksisiin osastoihin täytyy pyytää erikseen lupa, ja Messukeskuksen järjestämissä tapahtumissa osastolla tulee olla naapurin suuntaan rajaavat rakenteet.

Naapuriosaston seiniä ei voi käyttää somisteiden tai julisteiden kiinnittämiseen eikä niihin saa tukea omia rakenteitaan. Myös osaston tavaroiden, seinille tai kattoon heijastettavien liikkuvien elementtien sekä esite- tai tuotenäytteiden jakelun tulee pysyä oman osaston rajojen sisällä, eikä osastolla soitettava musiikki saa häiritä naapuriosastojen toimintaa.

Voit tutustua teknisiin määräyksiin sekä turvallisuuteen liittyviin rajoituksiin tarkemmin eMessukeskuksessa.

opas messuilla onnistumiseen

 

PROTIP: Osastoa suunnitellessasi mieti, mitä sellaista voisit tuoda esille, josta kävijät haluavat ottaa valokuvia! Messuosastolta napattu kuva nimittäin tarkoittaa kahta asiaa: 1) kuva joko halutaan jakaa somessa (näkyvyyttä sinulle) tai se 2) halutaan ottaa itselle muistoksi, jotta siihen voidaan jossain vaiheessa palata (brändimielikuvan vahvistuminen).

Monikanavaisuuden kytkeminen omaan messutekemiseen on aina suositeltavaa, ja sen avulla yritys myös pystyy helposti nostamaan parhaita paloja omiin sosiaalisen median kanaviin jaettavaksi. Muista myös sisällyttää kuvattaviin materiaaleihin oma hashtag ja pyytää kävijöitä tägäämään teidät. Ehkä paras kuva palkitaan sekä messuilla että niiden jälkeen?

opas messuilla onnistumiseen

[FAQ] Paljonko osastolle tarvitaan henkilökuntaa?

Onnistunut messukokemus vaatii tuekseen tehokkaan ja ammattitaitoisen tiimin – ja nyt ei puhuta vain kävijöiden puolesta vaan myös omien työntekijöiden näkövinkkelistä: Riittävä määrä oman talon väkeä mahdollistaa muiden pääsemisen tauoille, lounaalle, virkistäytymään ja myös tutustumaan messujen ohjelmaan.

Meistä jokainen tarvitsee aina sopivissa välein hetken hengähdyksen, sillä messupäivät ovat pitkiä ja menevät hukkaan, jos messuosaston ihmiset eivät jaksa hoitaa omaa tonttiaan kunnolla. Varmista siis, että teitä on tarpeeksi, mutta ei kuitenkaan liikaa.

Osastolla ei nimittäin kannata seisottaa kerrallaan turhan montaa henkilöä: lauma liian aktiivisia esittelijöitä saattaa tuntua kävijöistä ahdistavalta, minkä vuoksi roolitus kannattaa miettiä tarkkaan. Tästä on hyvänä esimerkkinä työpari, jossa toinen toimii sisäänheittäjänä aloittaen keskusteluja ja toinen jatkaa jutustelua pidemmälle ja laajemmin. Näin työnjako on selkeää ja tehokasta.

[SAQ] Minkälaista markkinointimateriaalia messuilla tarvitaan?

Maailma muuttuu, some ja elämyksellisyys sekä interaktiiviset verkkojulkaisut ovat tulleet jäädäkseen. Ihmiset myös muistavat asioita parhaiten aitojen tunnetilojen ja kokemansa perusteella.

Tunne- ja muistijälkien jättämisessä vaatimustaso nousee jatkuvasti, ja sen vuoksi pelkkä perinteinen messuilla jaettava paperiesite ei useinkaan enää riitä. Tilanne voi olla jopa päinvastainen: tapahtumassa kiertelevä messuosallistuja ei välttämättä halua lainkaan kanniskella mukanaan painavia kassillisia paperisia esitteitä, kuten vielä muutama vuosi sitten oli tapana.

Tarjoa siis jotain enemmän: Maistatuksia ja tuotetestauksia, mahdollisuutta arvioida tuotetta tai palvelua tai jopa kehittää sitä palautteen muodossa. Vie painetut materiaalit verkkoon ja kehota ihmisiä ottamaan kuva lyhennetystä URL-osoitteesta (esim. bitly) tai QR-koodista.

opas messuilla onnistumiseen

[SAQ] Miten houkuttelen kävijöitä osastolle tapahtuman aikana?

Messukävijä hakee tapahtumasta aina konkreettista hyötyä: vinkkejä, tarjouksia ja elämyksiä. Huomioi tämä siis myös kävijöiden houkuttelussa.

  • Osastolla kannattaa aina olla tarjolla ns. hunajapurkki: ohittamaton tarjous, arvonta, maistiaisia, tai vaikkapa uutuustuote, jota pääsee testaamaan.
  • Kävijöitä voi myös houkutella omalle osastolle kuuntelemaan esiintyjiä — esimerkiksi yrityksen yhteistyökumppaneita tai some-vaikuttajia.
  • Osastolla voi järjestää esimerkiksi tuotteen tai –palvelun lanseeraustilaisuuden, tai vaikka alaa koskevan tutkimuksen tulosten julkistamisen.

Mitä aikaisemmassa vaiheessa ilmoitat olevasi mukana, sitä tehokkaammin voit päästä osalliseksi myös Messukeskuksen tekemästä markkinoinnista. Esimerkiksi tapahtumien lavaohjelma rakennetaan usein yhdessä toimialan kanssa, jolloin myös mukana olevien yritysten on mahdollista osallistua ohjelman suunnitteluun.

Puheenvuorot ja paneelikeskustelut tuovat yritykselle lisänäkyvyyttä sekä hienon mahdollisuuden levittää omaa asiantuntijuutta vieläkin suuremmille yleisöille. Oma puheenvuoro toimii myös erinomaisena sisäänheittona omalle osastolle, jonne kuuntelijat voi kutsua esiintymisensä päätteeksi jatkamaan keskustelua, tai vaikka tutustumaan palveluun tai tuotteeseen.

opas messuilla onnistumiseen

Maistiaisilla voi houkutella kävijöitä omalle osastolle tutustumaan tuotteisiin.

[SAQ] Miten omalla osastolla tapahtuvaa ohjelmaa voi markkinoida?

Ensimmäinen asia on tämä: muista aina kertoa osasto-ohjelmastasi eMessukeskuksen kautta, jolloin voimme nostaa ohjelman tapahtuman nettisivuille kävijöiden nähtäviksi.

Sen lisäksi, että kerrot muun markkinoinnin ja mainonnan yhteydessä yrityksesi osallistuvan messuille, asiakkaita kannattaa myös kutsua omalle osastolle.

Yrityksille kuuluu aina tietty määrä vapaalippuja, joita voit tilata Messukeskukselta. Sujauta sellainen kutsun mukaan tai arvo lippuja some-kilpailujen palkintoina! Omia asiakkaita ja sidosryhmiä voi kutsua ammattimessuille myös eKutsulla. Voit myös lähettää asiakasrekisterillesi uutiskirjeen, jossa kerrot, että olette mukana ja kutsut käymään osastolla jonkun houkuttimen avulla.

[FAQ] Miten tavoitan median ja voin saada mediaosumia?

Messumedian erityinen vahvuus on mukana olevien yritysten mahdollisuus hyödyntää messutapahtuman saama julkisuus. Hyvin hoidetulla tiedotuksella voit lisätä selvästi messuosallistumisesta saatavia tuloksia. Toimittajien tukikohta messujen aikana on Messukeskuksen lehdistökeskus, joten muista toimittaa sinne lehdistötiedotteesi. Voit myös julkaista oman messutiedotteen Messukeskuksen uutishuoneeseen kätevästi eMessukeskuksen kautta

Tiedotusvälineiden edustajia kannattaa kutsua käymään omalle messuosastolle. Pistä myös korvan taakse, että messualueella liikkuvat toimittajat tunnistaa rintakortista, jossa on teksti PRESS. Toimittajat tulevat messuille haistelemaan alan trendejä ja tutustumaan uusiin tuotteisiin ja palveluihin, joten heitä kannattaa myös aktiivisesti lähestyä tapahtuman aikana.

[FAQ] Miten mittaan messujen onnistumista?

Tavoitteet ohjaavat messumarkkinoinnin suunnittelua, toteutusta ja tulosten arviointia. Tavoite voi olla laadullinen, määrällinen tai toiminnallinen. Pääasia, että messutavoite on mitattava ja tietysti realistinen.

Miten mittaan messujen onnistumisia? Mistä tiedän, toteutuiko oma messutavoite? Omaa onnistumista on helpompi mitata selkeiden tavoitteiden kautta. Näitä voivat olla esimerkiksi myynti, mediaosumat ja messuilta saatu julkisuus, asiakassuhteiden hoito ja kontaktien hankkiminen tai asiakasrekisterin kerääminen. Myös yrityskuvan rakentaminen ja rekrytointi, tutkimukset ja kartoitukset sekä uusien jälleenmyyjien etsiminen ja saaminen toimivat hyvinä mittareita.

Tutustu myös tapahtumamarkkinoinnin trendiraporttiin!

Mitä tapahtumamarkkinoinnin ammattilaisten tulisi huomioida lähitulevaisuudessa? Mitkä ovat tärkeimmät trendit seurattaviksi? Mikä on messujen tulevaisuus?

Näitä kysymyksiä esitimme yhteensä 14 tapahtumamarkkinoinnin asiantuntijalle ja selvitimme, mitä tapahtumamarkkinoinnin kentällä tapahtuu vuonna 2020.

Esiin nousivat vahvasti tavoitteellisuuden tärkeys, kokemuksellisuus, vastuullisuus sekä pelillistämisen ja digitalisaation mukanaan tuomat monet mahdollisuudet. Myös inhimillisyyden ja ihmisten välisten kohtaamisten merkityksen arvioitiin kasvavan uudella vuosikymmenellä.

⬇ Trendiraporttiin pääset tutustumaan tästä! ⬇

Tapahtumamarkkinoinnin trendiraportti 2020

Katso kaikki blogikirjoitukset