Nina Seppä -

Tapahtuman ennakkomarkkinointi — 4+1 vinkkiä

Kaikista kalleimpia tapahtumia ovat ne, joihin kukaan ei tule sekä ne, joihin tulee laumoittain vääriä ihmisiä. Siksi tilaisuuden onnistumisen kannalta on olennaista, että tapahtuman ennakkomarkkinointi paitsi tavoittaa oikeat ihmiset, myös houkuttelee heidät paikalle.

Yleisön huomiosta joutuu jatkuvasti kamppailemaan entistä enemmän – kanavien ja viestien tulva on loputon, tapahtumia on paljon ja aikaa vähän. Tässä artikkelissa listasimme viisi vinkkiämme siihen, miten tavoitat oikeat ihmiset tapahtumamarkkinoinnissa!

1 — Hyödynnä aiempien tapahtumien kävijädataa

Kuten kaikki muukin markkinointi, myös tapahtuman ennakkomarkkinointi alkaa kohdeyleisöstä: kenelle palvelu, tuote tai tapahtuma on tarkoitettu? 

Kun suunnittelet tapahtumaa, mieti mitä haluat sillä saavuttaa ja minkälaista kohderyhmää tapahtumasi tavoittelee. Mikäli tapahtuma järjestetään ensimmäistä kertaa, täytyy kohderyhmätyö aloittaa aivan alusta, ja tieto kohdeyleisön mieltymyksistä on etsittävä muualta.

Toistuvissa tapahtumissa voidaan sen sijaan hyödyntää myös aiempien tapahtumien osallistujien demografiatietoja, asiakastyytyväisyyskyselyjen tuloksia, palautteita, sekä kaikkea muuta saatavilla olevaa kävijädataa.

Mitä tarkemmin kohdeyleisö on rajattu, sen helpompi historiatietojen joukosta on löytää oikeasti relevantti informaatio. Ja mitä enemmän kävijädataa on saatavilla, sen helpompi sitä luonnollisesti on hyödyntää paitsi tapahtumamarkkinoinnin materiaaleja suunniteltaessa (mitä korostetaan, mitä jätetään pois), myös mainonnan kohdentamisessa (panostetaanko printtiin, missä somekanavissa mainostetaan). 

2 — Ota osallistujat ja yhteistyökumppanit mukaan markkinointiin

Kaikista paras tilanne on, jos oikean kohderyhmän edustajat sekä tapahtumassa mahdollisesti mukana olevat yhteistyökumppanit innostuvat tapahtumasta niin, että alkavat puhua siitä myös omille verkostoilleen.

Etenkin suuria massoja keräävät tapahtumat, kuten vaikkapa Nordic Business Forum tai Slush, hyötyvät valtavasti osallistujiensa tekemästä oheismarkkinoinnista, mutta myös pienemmillä tapahtumilla on mahdollisuus luoda ympärilleen samanlaisia ilmiöitä. 

Jos tapahtumassa on mukana yhteistyökumppaneita, kannattaa markkinointiin osallistuminen luonnollisesti tehdä heille mahdollisimman helpoksi, esimerkiksi tarjoamalla heidän käyttöönsä valmiita materiaaleja.

Simppeli nyrkkisääntö on, että kun teet tapahtumasta puhumisen mahdollisimman helpoksi, on todennäköisempää että siitä myös puhutaan.

Selkeä ja hyvin esillä oleva #hashtag sekä mahdollisesti sen käyttöön aktivoiva, sosiaalisessa mediassa järjestettävä, ennakkokilpailu voivat olla juuri se, mitä tapahtuma kaipaa. 

3 — Kohdenna viestisi tarkasti

Puhuttelemme luonnostamme eri tavalla 15-vuotiaita teinejä, 30-vuotiaita uraohjuksia sekä 85-vuotiaita eläkeläisiä. Saman tulee päteä myös tapahtumamarkkinointiin: mitä henkilökohtaisemmalta viesti tuntuu, sen vaikuttavampi se on — ja siksi viestin kohdentamiseen on syytä kiinnittää erityistä huomiota. 

Mikäli tapahtuma soveltuu useammalle eri kohdeyleisölle, kannattaa myös viestikärkiä suunnitella useampia kuin yksi. Motivaatio osallistua tapahtumiin voi olla hyvin erilainen eri asiakastyyppien kesken – toiselle tärkeintä voi olla verkostoituminen kollegoiden kesken, toiselle tilaisuuden tarjoama opetuksellinen sisältö, kolmannelle jokin muu.

Viestikärkiä kannattaa myös mahdollisuuksien mukaan testata aidolla kohdeyleisöllä sen sijaan, että olettaisi itse automaattisesti tietävänsä parhaiten mikä toimii, ja mikä ei.

4 — Hyödynnä sosiaalista mediaa

Sosiaalinen media on toimiva ja kustannustehokas markkinointikanava tapahtumille, eikä sitä kannata missään nimessä jättää hyödyntämättä. Jokaisella sosiaalisen median kanavalla on paikkansa, mutta kanava kannattaa aina valita kohdeyleisön sekä tapahtuman tavoitteiden mukaan. 

Näkyvyyttä tapahtumalle on saatavilla sosiaalisessa mediassa niin orgaanisesti kuin maksetun mainonnan kautta. Esimerkiksi Facebook tarjoaa todella kattavan kirjon erilaisia kohdennusvaihtoehtoja – mainoksia voi kohdentaa vaikkapa edelliseen tapahtumaan osallistuneiden sähköpostiosoitteiden perusteella.

Perusteellisemmat vinkit sosiaalisen median hyödyntämiseen löydät täältä: 

+1 — Yllätä!

Siinä missä tapahtuman tulee onnistuakseen olla elämyksellinen, pätee sama usein myös ennakkomarkkinointiin. Sosiaalisen median mainonta, sähköpostilla toimitettavat kutsut sekä huippuunsa hiotut tapahtumaländärit eivät aina riitä.

Siispä mitä jos ennakkomarkkinointisuunnitelmaan sisällytettäisiin myös henkilökohtaisesti toimitettu kutsukirje, yllättävään kontekstiin sijoitettu ASMR-mainos, tai tapahtuman teemaan liittyvä mobiilipeli, jonka palkinnon saa lunastaa saapumalla tapahtumaan? Käsinkirjoitettu kutsukortti? Flashmob kohdeyleisön suosimassa lounasravintolassa? Ironinen ilmainen ämpäri houkutuksena tapahtumaosallistujille? 

Rajana ovat vain taivas ja mielikuvitus — aivan kuten tapahtumissakin. 

Tutustu tapahtumamarkkinoinnin trendiraporttiin!

Kokemuksellisuus on markkinoinnin uusi musta, sillä kokemus on tunteikkain mahdollinen tapa välittää viesti. Mutta mitkä ovat kokemuksellisuuden ohella merkittävimmät tapahtumamarkkinoinnin tärkeimmät trendit lähitulevaisuudessa?

Tämän kysymyksen esitimme yhteensä 14 tapahtumamarkkinoinnin asiantuntijalle ja selvitimme, mitä tapahtumamarkkinoinnin kentällä tapahtuu vuonna 2020. 

Kokemuksellisuuden ohella esiin nousivat vahvasti tavoitteellisuuden tärkeys, vastuullisuus sekä pelillistämisen ja digitalisaation mukanaan tuomat monet mahdollisuudet. Myös inhimillisyyden ja ihmisten välisten kohtaamisten merkityksen arvioitiin kasvavan uudella vuosikymmenellä. 

⬇ Trendiraportin pääset lukemaan tästä! ⬇ 

Tapahtumamarkkinoinnin trendiraportti 2020

Katso kaikki blogikirjoitukset