Eero Hovi -

Virtuaalimessuille osallistuminen – mitä näytteilleasettajan kannattaa huomioida?

Perusprosessiltaan virtuaalimessuille osallistuminen noudattelee samaa kaavaa, kuin livetapahtumissa on totuttu seuraamaan: ensin mietitään tavoitteet, sitten sisältö, ja lopuksi mitataan onnistuminen.

Messuosastoa ei kuitenkaan voi siirtää verkkoon ihan sellaisenaan, vaan on osattava pelata samaan aikaan sekä tapahtuman, että verkon säännöillä. Monet kokeneetkin messuosallistujat löytävät siten itsensä aivan uudenlaisten haasteiden edestä. 

Mutta ei hätää! Tässä artikkelissa kerromme 8 virtuaalimessuvinkkiä, joiden avulla vältät sudenkuopat, eikä investointisi valu harakoille. ⬇️

1. Aseta tavoitteet

Aseta ensimmäiseksi tavoitteet. Tapahtumat ovat osa markkinointistrategiaa jo muutenkin, joten tapahtumaspesifien tavoitteiden asettamisen tulisi olla lähtökohtaisesti varsin suoraviivaista ja liiketoimintalähtöistä: esimerkiksi kuinka paljon liidejä tapahtumasta on tarkoitus hankkia, tai kuinka paljon myyntiä pitäisi tehdä enemmän.

Virtuaalitapahtumia käsittelevässä asiakastutkimuksessamme (johon vastasi yhteensä 293 yritystä) verkon yli toteutettaville tapahtumille asetettiin hyvin pitkälti samoja tavoitteita kuin fyysisillekin tapahtumille: 

  • 68 prosenttia mainitsi tuotteiden ja palveluiden myynnin
  • 64 prosenttia halusi vahvistaa brändimielikuvaa
  • 34 prosenttia korosti verkostoitumista
  • 38 prosenttia oli hakemassa liidejä

#PROtip: Hyvä nyrkkisääntö tapahtumatavoitteelle on, että se tulee olla 1) mitattavissa, ja 2) saavutettavissa. Tavoitteet tapahtumaosallistumiselle voivat näyttää esimerkiksi tältä: 

“X € myyntiä välittömästi messujen aikana, sekä X € myyntiä verkkokaupasta seuraavan viikon aikana. Arvontaan osallistuvien postituslistan koko X henkilöä. X mediaosumaa, X yhteistyöneuvottelun käynnistäminen alan vaikuttajien kanssa.”

2. Älä unohda ennakkomarkkinointia

Mitä enemmän tapahtumasta puhutaan, sitä enemmän sinne tulee kävijöitä, ja mitä enemmän tapahtumassa on kävijöitä, sitä enemmän potentiaalista bisnestä. Vastaavasti kaikista kalleimpia tapahtumia ovat ne, joihin kukaan ei tule — ja siksi ennakkomarkkinointia ei saa koskaan unohtaa.

Ennakkomarkkinoinnissa onnistumisen kannalta on olennaista, että markkinointi 1) tavoittaa oikeat ihmiset, sekä 2) houkuttelee heidät paikalle. Tämä pätee virtuaalimessuille osallistumiseen aivan yhtä paljon, kuin tavalliseenkin messuosallistumiseen.

Mainosta ja markkinoi siis etukäteen virtuaalimessuille osallistumista omissa kanavissasi. Hyödynnä viestin kohdentamisessa asiakasymmärrystäsi, sekä saatavilla olevaa dataa aiemmista tapahtumista.

#PROtip: Siinä missä tapahtuman tulee onnistuakseen olla elämyksellinen, pätee sama usein myös ennakkomarkkinointiin. Sosiaalisen median mainonta, sähköpostilla toimitettavat kutsut sekä huippuunsa hiotut tapahtumaländärit eivät aina riitä. Miten olisi siis esimerkiksi yllättävään kontekstiin sijoitettu ASMR-mainos, tai tapahtuman teemaan liittyvä mobiilipeli, jonka palkinnon saa lunastaa saapumalla (virtuaali)tapahtumaan? Lisää ideoita ennakkomarkkinointiin löydät täältä: Tapahtuman ennakkomarkkinointi — 4+1 vinkkiä

3. Tarkista ydinviestit ja arvolupaus — ja muokkaa tarvittaessa tapahtuman mukaan

Messuilla puhutaan usein ns. viiden sekunnin säännöstä: ymmärtääkö osastolle saapuva asiakas viidessä sekunnissa, mistä on kysymys? Jos vastaus on ei, on syytä palata suunnittelupöydän ääreen. 

Virtuaalitapahtumissa messuosaston virkaa toimittaa lupaus arvosta, jonka asiakas saa klikatessaan hiirtä sinun yrityksesi kohdalla. Tätä voi verrata “wanhoihin kunnon” messukatalogeihin. Niissä massasta erottautuminen on ollut oma taiteenlajinsa oikeastaan aina, eikä tilanne suinkaan ole yhtään sen helpompi verkossa — pikemminkin päin vastoin. Löysälle tauhkalle ei ole virtuaalimessuilla sijaa, sillä verkko ja Netflix ovat täynnä kilpailevaa sisältöä valmiina varastamaan vierailijan huomion hetkenä minä hyvänsä.

Aloita siis miettimällä, mitä haluat asiakkaalle kertoa: mitkä tuotteet tai palvelut ovat ajankohtaisia juuri kyseisen tapahtuman kohdeyleisölle, ja mitä hyötyä (= arvoa) asiakas niistä saa (→ arvolupaus). 

4. Tärkeintä on sisältö — riippumatta siitä, onko tapahtuma live vai verkossa

Virtuaalitapahtumissa tapahtuman potentiaalinen kokonaistavoittavuus kasvaa, mutta samalla kasvaa myös kilpailu huomiosta. Kehnosti suunniteltu sisältö on tietysti ollut omanlaisensa tapahtumamarkkinointirikos jo tähänkin asti, mutta erityisesti virtuaalimessuilla sisällön ja ennakkovalmistautumisen merkitys nousee arvoon arvaamattomaan. 

Samalla tavalla kuin tavallisilla messuilla ei riitä pelkkä messukatalogiin ilmoittautuminen, ei virtuaalimessuilla riitä pelkkä logo ja geneerinen yritysesittely. Sen sijaan virtuaalimessuilla onnistuminen vaatii perinteisten tapahtumamarkkinoinnin oppien yhdistämistä sisältömarkkinnoinnin lainalaisuuksiin: virtuaalisilla messuilla esiteltävän sisällön tulee olla arvoa tuottavaa, hyvin kohdennettua, sekä perustua aina asiakasymmärrykseen. 

Esimerkiksi ensimmäisillä virtuaalisesti järjestetyillä Lapsimessuilla parhaiten menestyivät kaikki vuorovaikutteiset sisällöt, kuten lasten lauluhetket ja jumppavinkit. 

Kun sisällöt rakentaa tavoitteen ympärille, muodostuu niistä eheä kokonaisuus, jossa verkkosivut, sometilit, blogi ja kaikki muu tukevat fiksulla tavalla toisiaan. Käy siis läpi sisältösi ja tarkista, ovatko ne ajan tasalla ja vastaavatko ne sitä, mitä haluat kertoa. (Hyvistä sisällöistä on aina iloa ja hyötyä tapahtuman jälkeenkin.)

#PROtip: Mikäli tapahtuma kestää useamman päivän, suunnittele sisältö niin, että kävijöiden mielenkiinto pysyy yllä. Joka päivä kannattaa kertoa jotain uutta.

5. Mieti ohjaus — mitä haluat virtuaalisen kävijän tekevän seuraavaksi?

Perinteisillä messuilla kävijät sukkuloivat osastolta toiselle, ja näytteilleasettajan kenties tärkein tehtävä on pyrkiä jättämään kävijän mieleen riittävän merkittävä muistijälki, jotta asiakas palaa asiaan myös messujen jälkeen. Verkkotapahtumissa näytteilleasettajien on tämän lisäksi syytä miettiä, mitä kävijän halutaan tekevän heti sen jälkeen, kun he ovat “vierailleet virtuaalisella osastolla”. 

Haluatko esimerkiksi, että he menevät lukemaan kiinnostavan artikkelin, lataavat hyödyllisen oppaan tai klikkaavat itsensä verkkokauppaan? Mikäli verkkokauppaa ei vielä ole, sen voi laittaa pystyyn tapahtumaa varten. Virtuaalimessut ovat ylipäätään hyvää markkinointia verkkokaupalle, ja erilaiset messutarjoukset toimivat hyvinä hunajapurkkeina, jotka houkuttelevat kävijöitä. 

#PROtip: Messuilla kilpailut ja arvonnat ovat oiva keino kasvattaa asiakasrekisteriä ja kerätä liidejä, ja ne toimivat hyvin (elleivät jopa paremmin) myös verkossa. 

Lue myös: Virtuaaliset messut vauhdittavat verkkokauppaa

6. Varaudu yhteydenottoihin

Jos ohjaat liikennettä verkkosivustollesi tai verkkokauppaan, varmista että kaikki toimii ja asiakkaita voidaan tarvittaessa palvella nopeasti. Tämä edellyttää esimerkiksi, että joku päivystää chatissa ja on valmiina vastaamaan lomakekyselyihin tai puhelinsoittoihin.

#PROtip: personoi sivustosi sisällöt erikseen liikenteelle, joka saapuu sivustolle suoralla linkillä verkkotapahtumasta. 

7. Ole aktiivinen somessa koko tapahtuman ajan

Sosiaalisen median merkitys korostuu virtuaalisten tapahtumien kohdalla, sillä kaikki käyttäjät ovat verkossa jo valmiiksi.

Ole siis tapahtuman aikana aktiivinen somessa ja käytä tapahtuman hashtageja. Näin olet mukana keskusteluissa ja tavoitat yleisön myös sosiaalisessa mediassa. Hyödynnä tarpeen mukaan sekä orgaanista, että maksettua somenäkyvyyttä.

#PROtip: mitä spontaanimmalta tapahtumanaikainen sometus vaikuttaa, sitä todennäköisemmin se on suunniteltu huolellisesti ennakkoon. Lue lisää aiheesta: 5 vinkkiä tapahtumien markkinointiin sosiaalisessa mediassa

8. Analysoi tulokset, kerää opit talteen — ja tee seuraavalla kerralla paremmin

Olisi epärehellistä väittää, etteivätkö verkossa järjestettävät tapahtumat jäisi monessa asiassa oikeiden kohtaamisten varjoon (ihmiset haluavat nähdä toisia ihmisiä, ja monelle tapahtumaan osallistumisen juju on nimenomaan kohtaamisissa). Yhdessä asiassa ne kuitenkin ovat livetapahtumia valovuosia edellä: tapahtumaosallistumisen vaikuttavuuden mittaaminen on todella paljon helpompaa ja monipuolisempaa. Dataa jää talteen käytännössä kaikesta, mitä tapahtumakävijä verkossa tekee. 

Virtuaalitapahtuman jälkeen on siis erityisen tärkeää istua alas, ja tarkastella tuloksia: mikä meni hyvin, mikä huonosti, ja päästiinkö niin tavoitteisiin, jotka oli asetettu (ja jos ei, niin miksi ei)? Tämän jälkeen kerätään opit talteen, jotta seuraavalla kerralla menee (vieläkin) paremmin. Virtuaalimessut ovat uutta käytännössä kaikille, joten harva tekee täydellisen suorituksen heti ensimmäisellä kerralla. 

Poikkeusolot vauhdittivat digijunaa

Sitran Megatrendit 2020 -selvityksen mukaan yksi aikakauden kehityssuunnista on teknologian sulautuminen osaksi kaikkea. Teknologian ja datan järjestelmällinen hyödyntäminen mahdollistavat entistä personoidumman käyttäjäkokemuksen myös tapahtumamarkkinoinnissa. Tekoäly, automatisaatio ja virtuaalitodellisuus ovat täynnä vielä hyödyntämätöntä potentiaalia, mutta niiden aika on tullut koronan myötä eteen paljon nopeammin kuin kukaan osasi odottaa.

Messukeskuksessa järjestetään lukuisia messutapahtumia, seminaareja, kansainvälisiä kongresseja ja konferensseja, yhtiökokouksia sekä viihdetapahtumia, joista osa on toteutettu osittain verkossa jo pitkään. 

Koronapandemian vuoksi valtaosa tapahtumistamme siirtyi verkkoon hetkeksi kokonaan, ja kysyntää vaihtoehtoisille tavoille osallistua on ollut paljon. 

Voidaan siis melko oikeutetusti todeta, että poikkeusolot ovat vauhdittaneet digijunaa oikein urakalla myös tapahtuma-alalla. 

Huhti-toukokuun taitteessa tekemässämme kyselyssä yhdeksän kymmenestä näytteilleasettajasta piti virtuaalitapahtumia tarpeellisina tulevaisuudessa, joko yksin tai yhdessä fyysisen tapahtuman kanssa. Uskomme, että tässä on tapahtumien tulevaisuus pähkinänkuoressa: tavat osallistua tapahtumiin monipuolistuvat, mutta ihmisten tarve kohdata toisiaan ei poistu koskaan. 

Täytä tämä lomake, jos olet kiinnostunut osallistumaan virtuaalimessuille: 

 

Katso kaikki blogikirjoitukset