Eero Hovi -

Virtuaalitapahtumat tulevat – verkko täydentää fyysisiä kohtaamisia

Koronakriisi on nostanut virtuaalitapahtumat kuumaksi puheenaiheeksi, mutta trendi itsessään ei ole uusi: jo jonkin aikaa tapahtumiin ja messuille on haluttu osallistua uudenlaisilla tavoilla. Lähes 90 prosenttia* asiakaskyselymme vastaajista piti virtuaalitapahtumia tarpeellisina tulevaisuudessa.

Kokoontumisrajoitusten ollessa voimassa ovat virtuaalitapahtumat vaihtoehto kaivatuille fyysisille kohtaamisille. Niiden nousu on myös osa kehitystä, joka tuli hyvin esille tammikuussa julkaistussa tapahtumarkkinoinnin trendiraportissa

Digitalisaation ansiosta on mahdollista kokea tapahtumia verkon yli ja huomioida myös heidät, jotka eivät pääse paikalle. Lisäksi kuluttajat edellyttävät vastuullisia ja kestäviä käytäntöjä, joita virtuaali- ja hybriditapahtumien yleistyminen voi edesauttaa.

Tämä kaikki, yhdessä asiakkailtamme tulleen palautteen kanssa, ovat olleet tärkeitä indikaattoreita siitä, että meidänkin on mietittävä sekä tarjottava uudenlaisia tapoja osallistua tapahtumiin. Verkkotapahtumia ja -osallistumista on kehitetty jo pitkään, mutta poikkeustilanne on melko luonnollisestikin laittanut kehitystyöhön uutta vauhtia.

*Asiakaskyselyssämme 42 prosenttia vastaajista piti virtuaalitapahtumia tarpeellisina itsenäisinä toteutuksina ja 45 prosenttia tarpeellisina osana fyysistä tapahtumaa. Vastakkaista mielipidettäkin löytyi: 13 prosenttia ei nähnyt tarvetta virtuaalitapahtumille lainkaan. Kysely tehtiin huhti-toukokuun vaihteessa 2020.

Houkutteleva kohtaamispaikka netissä

Virtuaalitapahtumilla on oikeastaan aivan sama tavoite kuin fyysisillä tilaisuuksillakin: luoda kohtaamispaikka ihmisille ja yrityksille. Hyvä ohjelma houkuttelee kuluttajat tai asiantuntijat paikalle – tässä tapauksessa nettiin. 

Monissa tapahtumissa kasvokkainen kohtaaminen on niin tärkeä elementti, ettei sitä voi täysin korvata muilla keinoilla. Virtuaalitapahtumat eivät tietenkään täysin korvaa fyysisiä kohtaamisia, mutta ihmiset ovat viimeistään tämän kevään myötä tottuneet uudella tavalla online-tapaamisiin. Siksi virtuaalitapahtumia ei koeta enää niin erilaisiksi ja vaikeiksi. Nuorille netti on ensisijainen ja luonnollinen kanava, mutta koronakriisi on kasvattanut myös vanhempien sukupolvien verkkotaitoja. 

Kaiken kaikkiaan kulunut kevät on jo nyt ollut digiloikka monelle ihmiselle ja yrityksille — niin myös meille.

Virtuaalitapahtumat tarjoavat vaihtoehtoisen tavan osallistua fyysiseen tapahtumaan, mutta niiden avulla voi myös markkinoida ja tukea päätapahtumaa: virtuaalitapahtuma voi toimia esimerkiksi tiiserinä tai kickoffina, ja saman tapahtumabrändin alla voidaan järjestää yksittäisiä tapahtumia ympäri vuoden. 

Tapahtumien striimaus yleistyy, kun liikematkustus vähenee ja vastuullisuuden vaatimukset kasvavat. Suositut tapahtumat voivat myös kasvaa verkossa striimaamalla ohjelmaa. Esimerkiksi loppuunmyyty Nordic Business Forum striimaa itse tapahtuman yleisölleen. 

Tulevaisuudessa järjestämme varmasti lisää erilaisia hybriditapahtumia, joissa verkko-osallistuminen on osana tapahtuman muuta ohjelmaa.

Ohjelma ratkaisee kanavasta riippumatta

Messukeskuksella on hyvät lähtökohdat järjestää tapahtumia verkossa. Meillä on tunnettuja tapahtumabrändejä, joilla on selkeä kohderyhmä ja yleisö, sekä lisäksi tarjoamme tapahtuma- ja kokouspalveluja erilaisiin tilaisuuksiin.

Olemme myös tottuneita tuottamaan ohjelmaa. Se on samanlaista niin fyysisissä kuin virtuaalisissa tapahtumissa: molemmissa tarvitaan mielenkiintoisia puhujia ja esityksiä.

Virtuaalitapahtumien hyvä puoli on, että sisältöjä voi seurata ajasta ja paikasta riippumatta, tai fyysisen tapahtuman osallistujat voivat jälkikäteen katsoa kiinnostavan esityksen, johon eivät päässeet. Myös ne, jotka eivät pääse paikalle lainkaan, voivat osallistua verkon kautta tapahtumaan tai katsoa tallenteita.

Lisäksi netissä voi tehdä etukäteen asioita, jotka helpottavat tapahtumaan osallistumista: verkon kautta voi tutustua yritysten tuotteisiin ja palveluihin, sekä varata tapaamisaikoja. Varsinkin asiantuntijatapahtumissa sovitut tapaamiset poikivat arvokkaita liidejä.

Tämä on hyvä uutinen, sillä asiakastutkimuksessamme (johon vastasi yhteensä 293 yritystä) virtuaalitapahtumille asetettiin hyvin pitkälti samoja tavoitteita kuin fyysisillekin tapahtumille: 

  • 68 prosenttia mainitsi tuotteiden ja palveluiden myynnin
  • 64 prosenttia halusi vahvistaa brändimielikuvaa
  • 34 prosenttia korosti verkostoitumista
  • 38 prosenttia oli hakemassa liidejä

Striimaus tavoittaa laajemman yleisön

Verkko on luontainen tapa osallistua vuorovaikutukseen, ja se on tullut jäädäkseen. Haluamme tarjota mahdollisimman hyvää palvelua ja käyttökokemuksen myös netissä. 

Messukeskuksessa järjestetään lukuisia messutapahtumia, seminaareja, kansainvälisiä kongresseja ja konferensseja, yhtiökokouksia sekä viihdetapahtumia, joista osa on striimattu jo tähänkin asti:

  • Toukokuussa järjestetyt Lapsimessut olivat ensimmäinen kokonaisen tapahtuman verkkoon siirtävä pilottimme, mutta esimerkiksi jo Gastro-tapahtuman kouluruokakilpailu ja Vuoden Kokki-kisa striimattiin maaliskuussa osana Ilta-Sanomien lähetystä.
  • Tapahtumiin ja kokouksiin myydään suoraan livestriimaamista. Se mahdollistaa vieläkin laajemman levikin suosituissa tapahtumissa.
  • Striimausta voi hyödyntää myös pienemmässä mittakaavassa, esimerkiksi pörssiyhtiön korona-aikaisessa yhtiökokouksessa, jossa vain avainhenkilöt ovat paikalla.
  • Muita esimerkkejä toteutetuista striimauksista ovat OAJ:n vuosittainen koulutuspoliittinen paneeli ja Sairaanhoitajapäivien seminaari.
  • Korona-aikana on Messukeskuksen Holiday Inn Helsinki - Expo hotellin Open Lobbyssä lähetty useampi etälivekonsertti. Niiden ansiosta pienen ja intiimin lobbybaarin tunnelmasta on voinut nauttia myös kotona.

Tapahtuman luonteesta riippumatta ne voidaan siis aina järjestää myös hybriditapahtumina tai kokonaan virtuaalisina toteutuksina. Striimausta voidaan tarjota myös palveluna: mikäli asiakkaalla ei ole fyysistä tapahtumaa, voimme rakentaa studion esityksiä varten Messukeskuksen tiloihin, ja hoitaa striimauksen yhdessä tytäryhtiömme Suomen Videoviestintä – SVV:n kanssa.

Tutustu Livestream-palveluihin

Katso kaikki blogikirjoitukset